GlobalPlace

Trabajo Flexible ¿El Santo Grial?

admin — Mon, 12 Dec 2011 17:49:51 +0000

Son cada vez más numerosos y extensos los estudios que se realizan en corporaciones de ámbito global, con el objetivo de pulsar y evaluar la implantación de medidas e iniciativas de flexibilidad y teletrabajo y que, por los resultados obtenidos, demuestran que son sin duda prácticas demandadas que deben formar parte del futuro modelo laboral.

La incorporación de modelos de flexibilidad laboral proporciona competitividad y economía de escala para las empresas, a la par que fomenta valores como la eficiencia, el trabajo por objetivos y la auto-gestión entre los empleados y quienes trabajan en equipo.

Pero ¿qué significa realmente flexibilidad laboral? El concepto flexibilidad se puede asociar al tiempo, es decir a “CUÁNDO” los trabajadores desarrollan las actividades (horario de entrada flexible, reducción de jornada, etc.), pero también se puede asociar al lugar, o lo que es lo mismo, a “DÓNDE” el trabajador realiza su trabajo (ej. teletrabajo, oficina virtual, movilidad, etc.). En cualquier caso, existe un tercer factor en la flexibilidad relacionado con el contenido, es decir “QUÉ” tipo de trabajo puede ser virtualizado y por tanto encajar en el modelo de flexibilidad laboral.

Existe prácticas probadas en temas de teletrabajo y flexibilidad en muchas compañías, pero no son muchas las que combinan de forma eficiente todos los factores, (qué, cuándo y dónde) para impulsar un cambio sustancial en las relaciones laborales. Estas prácticas combinadas generan un altísimo nivel de compromiso y complicidad entre empresa y trabajador, ya que es éste último el que tiene la capacidad de decidir y acordar con su entorno (supervisor, compañeros y equipo), cuando y donde realizar cada tarea o grupo de tareas específicas. Este modelo es lo que se viene a denominar Puesto de Trabajo Flexible o Flexible Workplace.

Aquellas compañías que implantan modelos de Flexible Workplace, aumentan notablemente el rendimiento de sus empleados ya que éstos a su vez, aumentan su nivel de compromiso con la empresa. Igualmente se incrementa el nivel de satisfacción de todos los empleados y no solo de aquellos que se acogen a la iniciativa en algún momento, y esto es posible a través de la propia percepción de que la empresa lo permite, fomenta y estructura de forma natural como parte de su cultura, al igual que lo hace con otras políticas de flexibilidad más establecidas (ej. Horario flexible de entrada).

Flexible Workplace por tanto es dotar a los trabajadores de la capacidad para optar sobre cuando (Jornada Flexible), donde (Teletrabajo) y por cuánto tiempo (días o temporadas específicas), se comprometen a realizar aquellas tareas de su trabajo, que no requieren de un modelo de presencialidad y que por tanto, pueden ser completadas fuera del espacio habilitado por las compañías.
Sin duda en algunos casos se hace duro pensar en un cambio de esta naturaleza, ya que nos encontramos enmarcados en un modelo laboral legislativo tremendamente rígido que nos lleva a serlo también culturalmente. Llevamos mucho tiempo acostumbrados a que el CUÁNDO se establezca a través de un horario a cumplir, que el DONDE sea un lugar fijo adonde debo desplazarme a diario para desempeñar mi trabajo (con independencia de la naturaleza de las distintas actividades que lo componen) y que nos digan el QUE tenemos que hacer.

Sin embargo, las necesidades reales de las empresas (movilidad, flexibilidad, rapidez de respuesta, calidad, acceso a la información, etc.) distan mucho de esta tradicional forma de ver el trabajo y por tanto, requieren el aplicar nuevas recetas de gestión y modelos de actuación, que impliquen a todas las personas a formar parte del proyecto. Para ello, debemos ser capaces de generar confianza y de delegar poder y responsabilidad a través de la organización, especialmente en lo relativo a los objetivos de trabajo y a cómo nos organizarnos mejor, para conseguirlos de forma mucho más eficiente.

La flexibilidad total no debe se tomada como una utopía o una idealización sobre la “felicidad laboral”, (la búsqueda del Santo Grial Laboral), es simplemente un modelo real, perfectamente viable y de futuro, que nos permite disfrutar CON nuestro trabajo, en vez de estar EN nuestro trabajo.

Por Guillermo García
GlobalPlace Managing Director

Juntos, pero no revueltos

Guillermo Garcia — Thu, 20 Oct 2011 20:53:08 +0000

Todos los días nos encontramos con numerosos artículos, estudios, newsletters, etc., que nos dan pistas y claves de cómo implantar las redes sociales en nuestras empresas, de las bondades del cloud computing, de la necesidad de flexibilizar nuestra fuerza laboral o de cómo la consumerización de IT está generando inquietud en las organizaciones.

Sin duda, son tendencias que más tarde o más temprano se deben afrontar en las empresas, pero mi duda es si realmente las empresas alcanzan a visualizar el enlace entre ellas o si su implantación en las organizaciones responde realmente a necesidades de competitividad, productividad y eficiencia, más que a impulsos (o pulsos) internos para conseguir una reputación digital pasajera.

En primer lugar, la diversidad en el patrocinio de las iniciativas dificulta una visión global en su implantación. Por ejemplo, mientras que aquellas relacionadas con el teletrabajo o las intranets sociales, nacen (o deben nacer) desde los departamentos de Recursos Humanos, la virtualización o el cloud son lanzadas desde las áreas TIC, así como los proyectos de movilidad de la fuerza de trabajo, normalmente son lanzadas desde las áreas de negocio o comerciales.

Y os preguntaréis en este momento, ¿qué tienen que ver unas cosas con las otras, si en realidad son iniciativas que se realizan de forma independiente sin mayor problema? Efectivamente puede ser así, pero si queremos obtener la máxima rentabilidad y dotarlas de mayor potencial a todas ellas, con independencia de su naturaleza, debemos considerar un factor común (y absolutamente necesario) que debe estar presente a la hora de implantar estas iniciativas en las organizaciones: el cambio de paradigma hacia un modelo de fuerza laboral flexible. Este cambio de paradigma, desde mi perspectiva se basa as su vez en 3 cambios socio/laborales que se están produciendo:

Cambio de relaciones trabajador/empresa, cada vez son menos duraderas, de mayor componente contractual o mercantil y dónde el trabajador tiende a valorar más un entorno de aprendizaje, desarrollo y capitalización del conocimiento, que a una empresa de carácter “paterno” donde aportar de forma continuada, a cambio de un empleo estable hasta la jubilación.

Sentido de pertenencia a la comunidad o al grupo más que a una marca. Aunque existen y existirán siempre excepciones, la asociación a una marca determinada, “soy de tal compañía” o “soy de tal otra”, como valor intrínseco del profesional, ha dejado paso a “pertenezco a tal grupo” o “tengo una red de n contactos afines”, es decir, es mayor el valor del grupo como conjunto, que aporta y contribuye hacia el individuo, que el simple hecho de estar alineado a un nombre concreto. La clave en este caso, sin duda, es transformar la empresa hacia valores de grupo y colaborativos, en vez de seguir inculcando la marca a “sangre y fuego”.

Mejora del balance vida/trabajo. El concepto de conciliación está asociado directamente a la flexibilidad, son términos que van íntimamente ligados y que bien gestionados, permiten el desarrollo de los dos factores anteriores. Una mayor conciliación, implica un mayor compromiso con el grupo al que pertenezco (empresa) y me hace ver mi trabajo, como la necesidad de alcanzar objetivos de valor (relación contractual).

Por tanto, si tomamos el cambio de paradigma como elemento común y volvemos a las iniciativas mencionadas, vemos que todas tienen elementos importantes que contribuir a este cambio, bien desde la perspectiva de infraestructura tecnológica, para dotar de transparencia y agilidad a la organización a la hora de trabajar desde cualquier lugar, como desde la perspectiva de cultura organizacional, incorporando políticas de teletrabajo y flexibilidad, fomentando el sentido de pertenencia a la comunidad y propiciando la participación y la contribución activa, lo que enriquece al grupo y por tanto incrementa el valor de la organización.

Este cambio de paradigma debe servir para conseguir una fuerza de trabajo productiva, más comprometida con los valores (como grupo) y plenamente alineada con los objetivos de la empresa, lo que repercutirá sin ningún atisbo de duda en mayores ingresos y mayores beneficios para las empresas.

Por consiguiente, cuando trabajemos estas iniciativas, intentémoslo hacer de forma coordinada, pensando en un único modelo a futuro, diferente pero necesario.

A la hora de generar el plan de viabilidad, no pensemos única y exclusivamente en la dimensión del ahorro de costes, valoremos igualmente la capacidad de aumentar los ingresos a través de una estructura y fuerza de trabajo ágil, dinámica y competitiva.

A la larga, todas las iniciativas tendrán su momento de implantación, la clave del éxito reside en que convivan Juntas pero no revueltas.

Por Guillermo García
GlobalPlace Managing Director

Gestión Documental (GD) y/o Gestión Documental Electrónica (GDE)

eduardo — Thu, 13 Oct 2011 11:27:45 +0000

¿Estamos hablando de conceptos diferentes o es lo mismo con diferente presentación?

¿La GDE nos ofrece ventajas o inconvenientes?

Podríamos usar el tópico asociado a los gallegos y decir que “pues ni una cosa ni la otra, sino todo lo contrario”

Cuando hablamos de gestión de documentos (cual sea su tipología, formato, estructura, etc) estamos refiriéndonos herramientas funcionales que posibiliten actividades como:

* Crear documentación asegurando su autenticidad, fiabilidad e Integridad.

* Poder incorporar estos documentos al fondo documental.

* Controlarla.

* Clasificarla.

* Describirla.

* Ordenarla.

* Poder consultarla, recuperarla o distribuirla.

* Poder valorarla, seleccionarla y eliminarla cuando cumpla los plazos determinados.

* Disponer de un plan de prevención de desastres y emergencias.

Es evidente también que podemos encontrar claros beneficios en el uso de la gestión electrónica de la documentación:

* Mejor, más rápido y más seguro acceso a la documentación/información que es recuperada desde cualquier lugar, con un procedimiento común para cualquiera de los usuarios del sistema.

* Aprovechamiento del capital intelectual de la organización.

* Mejora de la gestión del trabajo a través de los procesos electrónicos.

* Se favorece el trabajo en equipo y se agilizan las actividades críticas.

* Mejora significativamente el servicio al cliente.

* Incrementa el aseguramiento de la calidad y el control de los gastos. La toma de las decisiones se basa en la información actualizada y en línea.

* Mejora de la productividad pues la información comienza a estar disponible.

* Se minimizan las necesidades de espacio de almacenamiento frente a los sistemas que necesitan almacenar papel.

* Mejor y mayor control de la información.

Sin embargo, podemos también encontrar otras consecuencias no tan positivas asociadas a la GED y que deben ser tenidas en cuenta en la selección del sistema de gestión, como son:

* La rápida obsolescencia del hardware y del software.

* Perdurabilidad.

* Legalidad.

* Cambio cultural.

En un GED necesitamos de las TIC para crear, mantener y transmitir los documentos. En asegurar estos planteamientos debe focalizarse nuestro análisis, buscando las herramientas más adecuadas para conseguir dar adecuada solución a los puntos indicados con anterioridad.

Concluyendo el planteamiento inicial, comparto que mi criterio es que
el fin de ambos conceptos es el mismo (operaciones y técnicas enfocadas a tratar el documento en todo su ciclo de vida, desde la creación hasta su destrucción), sólo que las diferentes capacidades de las herramientas a utilizar y las posibilidades de las mismas hacen que el escenario tecnológico implique nuevas consideraciones, acciones , posibilidades y planteamientos, lo que lleva aparejado también una diferenciación significativa y que debe ser siempre suficientemente considerada a la hora de aportar una solución adaptada a las necesidades de los clientes.

Innovation Lead

admin — Thu, 02 Jun 2011 14:44:43 +0000

Presencialidad Virtual vs Absentismo Presencial

Guillermo Garcia — Wed, 27 Apr 2011 22:20:14 +0000

Existen muchos debates sobre el absentismo laboral, que en España sigue siendo uno de los problemas más importantes. A pesar de tener una cifra de desempleo por encima del 20%, según un estudio de la CEOE, cerca de un millón de trabajadores (algo menos) no acude a diario a su trabajo. Aún descontando los motivos justificados, las cifras siguen siendo alarmantes, y más si tenemos en cuenta que dichas cifras no incluyen el llamado absentismo presencial, es decir, aquellas personas que a pesar de asistir a su puesto de trabajo físicamente, están ausentes de espíritu, bien debido a una falta de motivación o a elementos externos que conllevan a una distracción de forma casi permanente.

Por tanto y en este sentido, cuando se intentan introducir en las empresas nuevos conceptos como fomentar la comunicación vía redes sociales en las empresas o el teletrabajo, el debate está servido. Cuando tengo la oportunidad de presentar modelos de gestión virtual de los puestos de trabajo, es precisamente el absentismo y la falta de “vigilancia” los primeros puntos en ser discutidos. Como siempre, la respuesta es clara, con el teletrabajo y la flexibilidad laboral se reduce drásticamente el absentismo (físico y presencial).

Entonces…. ¿cómo es posible que los trabajadores estando presentes físicamente, lleguen a estar “ausentes” y estando fuera de la oficina consigan estar “presentes virtualmente”?, muy sencillo. El absentismo presencial se genera, como he comentado, principalmente por varios motivos, pero entre ellos están, la falta de motivación y compromiso, las distracciones y en algunos casos, la escasez de contenido. Todos estos riesgos son mitigables cuando virtualizas un puesto de trabajo por las siguientes razones:

Permite la conciliación vida-trabajo (los motivos personales/familiares son una de las principales causas de absentismo laboral).
La gestión del trabajo es por objetivo, no por las horas que “trabajas”.
La distancia obliga a una mejor planificación de dichos objetivos, por lo que la gestión de los trabajos se agiliza.
El trabajador se auto-exige y es más productivo en un entorno flexible e individual, que en un contexto de oficina colectiva donde las distracciones, lo creamos o no, son mayores.
El ámbito social se puede mantener a través de herramientas 2.0, adscritas a la organización y que generan un entorno de compartición de ideas abiertas. Es decir, la comunicación informal se canaliza en aras de la productividad e innovación.
La “presencialidad” se puede gestionar de forma virtual, indicando en todo momento tu estado, lo que permite mayor accesibilidad incluso que en un formato presencial.

Existen muchos más elementos que no solamente compensan, sino que mejoran sobremanera la falta de presencia física en los puestos de trabajo y generan una nueva “presencialidad virtual”, que sin duda es clave a futuro para reducir el absentismo laboral, en todas sus modalidades.

La gestión documental electrónica ¿Coste o Inversión?

eduardo — Thu, 31 Mar 2011 11:01:56 +0000

Para cualquier organización, el afrontar un proyecto de realizar su gestión documental de forma electrónica supone, en una primera instancia, una valoración de:

* Costes: Cómo afronta la organización los costes en infraestructura y en recursos

* Riesgos: Cómo afectarán los cambios en el negocio

* Beneficios: Cómo se beneficiará la organización del nuevo modelo de trabajo

* Flexibilidad: Esta inversión, ¿qué futuras opciones permitirá a la organización?

En este documento vamos a centrarnos en la parte económica del análisis. ¿Nos encontramos ante un gasto o una inversión?

En lo referente a los gastos , nos enfrentamos a tres aspectos básicos y un coste añadido:

* Por un lado, es vital el realizar una consultoría . Saber qué es lo que tenemos, cómo lo estamos manejando, qué necesitamos, qué debemos hacer para conseguirlo y (lo que es más importante) cómo podemos optimizarlo para conseguir que la gestión de la documentación e información sea un valor añadido para nuestra organización, y que realmente afecte positivamente en el resto de ámbitos de la empresa

* Por otro lado, como resultado de la consultoría, debemos afrontar un proceso de implantación para conseguir que la organización optimice sus acciones relacionadas con la documentación. Ello se traduce en cambios procedimentales, normativas, redefinición de procesos, cambios en formatos documentales, prevalencia de documento electrónico sobre el papel, etc.

* Aunque no sea obligatorio en todos los casos, la mejor forma de poder desarrollar un eficiente modelo de gestión documental electrónica es la implantación de un software dedicado , que permita poner en marcha lo elaborado en las fases anteriores, y además interconectar con otros sistemas de información

* Aunque no sea un gasto en sí mismo, podemos incorporar como coste añadido la gestión del cambio a los nuevos procedimientos

Sin desarrollar en profundidad ninguno de estos apartados, es claro que esto supone un desembolso para las organizaciones, y que su volumen estará directamente relacionado con la dimensión de la empresa y de los objetivos que se haya propuesto conseguir.

Ante todo ello, vamos a enumerar algunos de los beneficios que conseguimos al implantar en una organización la gestión documental electrónica:

• Reducción del uso del papel, pudiendo teóricamente llegar a su eliminación. Este beneficio general trae en cadena otras importantes mejoras:

o Disminución del espacio físico dedicado a la custodia de documentación. –> Ello trae consigo una más que posible optimización del espacio físico en las instalaciones de la organización

o Disminución de gasto en papel

o Disminución de gasto en impresión en papel

o Reducción de copias innecesarias con la consecuente reducción de distorsión entre diferentes versiones de documentos

o Reducción de tiempos dedicados a búsquedas de documentos en archivos propios o externos

o Reducción de pérdidas de documentación por extravíos o deficientes localizaciones

• El llevar a cabo una adecuada gestión electrónica, implica definir correctamente los flujos de trabajo entre los diferentes miembros de la organización. Esto trae consigo:

o Una mejora de los resultados operativos al procedimentar y automatizar los flujos de documentos entre los diferentes miembros.

o Un incremento en la seguridad, ya que un documento sólo podrá ser accedido por la persona adecuada y en el momento concreto en que sea necesaria su actuación

o Permite mejorar la comunicación interna, ya que las acciones pasan automáticamente entre empleados, una vez que se ha llevado a cabo la acción pertinente en cada caso.

o Permite mejorar la comunicación externa, ya que es posible implicar dentro del flujo documental automático tanto a clientes como proveedores u otros actores.

• Desarrollar una auditoria interna de los procesos de trabajo ya que cada actuación sobre documentos quedará registrada en tiempo y persona, con lo que conseguimos información para poder mejorar procesos e incrementar la formación de los usuarios.

• Entre los resultados de la consultoría están la elaboración de procedimientos e instrucciones de trabajo que permiten avanzar pasos en el desarrollo de los Procesos de Calidad de la organización (matamos dos pájaros de un tiro, o casi), ya que ambos aspectos son conceptos paralelos y en muchos casos coincidentes.

Por no extenderme más en el desarrollo de los beneficios, finalmente hare mención a tres aspectos bastante más intangibles (soft $) como son :

• el valor de transmitir una imagen tecnológica y organizada , tanto de forma interna como hacia el exterior (clientes, proveedores, partners, competencia,…)

• La seguridad de los usuarios en que se encuentran trabajando en un sistema que funciona y beneficia a la empresa y a ellos mismos.

• La seguridad para la empresa de que las acciones relacionadas con la documentación se hacen como se deben, y de forma eficiente para la organización.

Dimensionando todos aspectos, es claro que los beneficios superan a los costes, sobre todo teniendo en cuenta que los costes suponen unos desembolsos iniciales y posiblemente únicos, y que los beneficios se empiezan a percibir prácticamente desde el primer día pero que serán efectivos durante muchos años.

Ante todo ello, que cuando una organización se plantee un cambio en su modelo de trabajo, enfocándolo a la gestión documental electrónica, deberá tener en cuenta los costes en los que incurre, pero que calculando el Retorno de la Inversión, los resultados son claros y en muchos casos podemos obtener un ROI inferior al año .

Redes sociales – El viaje de las empresas

admin — Thu, 03 Mar 2011 17:19:19 +0000

Gran parte de nuestra actividad diaria transcurre en las redes sociales, cada vez son más y más los profesionales y empresas que se incorporan a ellas, persiguiendo distintos objetivos: Notoriedad, empleo, relaciones comerciales, captación de talento.

En cualquier caso lo que si es un hecho, es que las redes nos están generando una forma más natural de interactuar con otros en la red. También en la cultura de las empresas, por lo las que no han comenzado, en breve emprenderán su viaje hacia este nuevo modelo. Tal y como hemos vivido en otras momentos de cambio tecnológico, este viaje se esta realizando por etapas.

Etapa 1 – Presencialidad.- Las empresas consideran imprescindible estar presentes en las redes sociales, aún a pesar de no tener claros los objetivos que se persiguen y crean su cuenta o página en las principales redes (Facebook, twitter, Linkedin, etc), describiendo sus productos y servicios, organizando eventos y comenzando a publicar noticias relevantes (y no tan relevantes). Este comienzo es tímido y poco abierto, principalmente por las reticencias que genera la masificación.

Etapa 2 – Comunidad propia.- momento en que el modelo de red social se convierte incluso en la página principal de nuestra web y se decide dotarla de contenido para generar una comunidad propia, segura, exclusiva, donde poder interactuar con todas las partes implicada (clientes, empleados, proveedores, etc), es decir la red social se convierte en la verdadera extranet que toda compañía andaba buscando. En esta etapa es realmente importante dinamizar la red para generar afiliación y credibilidad.

Etapa 3.- Canal de Venta: Una vez generada la comunidad y ganada la confianza de quienes la componen, habilitar la capacidad de realizar transacciones comerciales de forma segura, optimizar los procesos de gestión e incluso proporcionar servicios adicionales, hasta ese momento impensables para esa compañía.

Las empresas deben aprender a desligar el concepto de red social al percepciones de ocio, vacuidad o peligro y comenzar a vislumbrar, las imúltiples ventajas que un modelo de continua interacción representan para las empresas, en cuanto a ampliación de negocio, productividad, mejora en el nivel de servicio . Por tanto es el momento de establecer objetivos y ampliar nuestros horizontes a través de estos nuevos canales de comunicación y como hemos visto, de venta.

Autor: Guillermo García

Brochure de GlobalPlace

admin — Wed, 02 Mar 2011 18:34:36 +0000

Video GlobalPlace Dynamics

admin — Tue, 01 Mar 2011 18:14:05 +0000

NUESTRA EXPRESIÓN DE LOS MODELOS QUE LAS EMPRESAS DEBEN ABORDAR Conseguirán las compañías alcanzarlos. Con nuestra ayuda, sin duda!

Presentación Talent Recruitment 2.0

admin — Thu, 24 Feb 2011 18:00:04 +0000