El espectacular avance de la tecnología producido durante los últimos años ha permitido ir evolucionando a una perspectiva totalmente nueva en la concepción de la Gestión Documental. Las técnicas más consolidadas hasta la fecha, nos han permitido no sólo crear, actualizar, archivar, localizar o eliminar documentación escrita en sus diferentes formatos, sino a tratar millones de documentos ofimáticos, digitalizados, sonido, video,… de forma ágil y segura mediante gestores documentales electrónicos.
La documentación es necesario gestionarla de forma adecuada, no solamente a través de la tecnología, sino con procesos asociados de gestión eficientes. Existen normativas que regulan dicho procesos, permitiendo controlarla de forma adecuada, lo que determina una ágil transmisión y difusión de los documentos, de sus contenidos y sus contextos. No obstante, estas normativas aún no incorporan plenamente las nuevas fórmulas de comunicación en el ámbito de la gestión documental.
El desafío actual consiste en integrar todo estos procesos documentales en el nuevo modelo de 2.0, basada en comunidades de usuarios y en una gama especial de servicios que fomentan la colaboración y el intercambio ágil y eficaz de información entre los distintos usuarios de una comunidad (empresa) o red social (empresa/clientes/proveedores, …). Las empresas deben aprovechar esta nueva tendencia más dinámica en la gestión documental y conseguir su aplicabilidad empresarial, por su enfoque colaborativo y de construcción.
Y es aquí donde GLOBALPLACE quiere generar una actualizada visión de la Gestión Documental adaptada a este nuevo entorno tecnológico, y es lo que hemos venido a denominar como Document Management 2.0. Nos aprovechamos de nuestro conocimiento y experiencia en la nueva tecnología y en los métodos de trabajo virtual, para dar un enfoque mucho más amplio a la difusión de los contenidos documentales, sin olvidar las medidas de control necesarias para cada situación. Pretendemos evolucionar y renovar los actuales proyectos de gestión documental, para adaptarlos al nuevo contexto 2.0, que está llevando consigo un cambio en la actitud general del uso de la red, como del manejo de la documentación.